KAS TEHA ISE VÕI OSTA SISSE? Personalivaldkonna lahendused väike-ja keskmistele ettevõtetele

Apr 25, 2016
3 min read

Eelmises artiklis keskendusime vajaduse väljaselgitamisele personalivaldkonna väljakutsete osas. Käesolev artikkel analüüsib ja annab soovitusi personalivaldkonna korraldamiseks ettevõttes.

Paljusid personalivaldkonna tegevusi on, erinevatel põhjustel, ettevõtetel võimalik ja mõistlik teha sisemiste ressurssidega. Kuid on ka teisi võimalusi.

Personalivaldkonna võimalused VKE-le 1. Teha kõik ise olemasolevate sisemiste ressurssidega 2. Luua personalispetsialisti ametikoht 3. Osta teenusena täielikult sisse 4. Osta teenusena osaliselt sisse 5. Leida sobiv tarkvara ja seda rentida

Kui ise teha, siis kes teeb? Kui ettevõttel puudub personaliosakond/personali-spetsialist, siis kas ettevõtte juht või juhatuse liige on valmis ise personaliarvestust pidama. Kas delegeerida see vastutus järgmise astme juhtidele, raamatupidajale või assistendile? Delegeerides on tähtis läbi mõelda konfidentsiaalsuse tagamise tähtsus ning teadmiste olemasolu (näiteks töölepingu seaduse tundmine jm).

Eesti ettevõtete hulgas on väga levinud personalijuhi ja/või personalispetsialisti ametikoha loomine, seda küll juba kasvavate või mitte enam nii väikeste ettevõtete hulgas. Üldjuhul tekib püsiv vajadus sellise ametikoha järele siis, kui ettevõtte töötajate arv jääb 50 ja 100 vahele. Hinnanguliselt võiks ettevõttes iga 100 töötaja kohta olla 1 personalitöötaja. Edukale personalitöö korraldusele aitavad kaasa valdkonnaga seotud läbimõeldud protsessid ja sisemised kokkulepped vastutuse/õiguste osas.

Suuremates ettevõtetes on tavaks, et personaliosakond tegeleb kõikide valdkonda puudutavate tegevustega ise. Siiski, ei ole sugugi haruldane, et suurettevõte ostab personalitöö sisse. See tähendab, et partnerfirma võtab üle kõik alates töösuhete alaste dokumentide vormistamisega seonduva, sealhulgas peab töötajate üle arvestust, administreerib puhkuseid, vormistab töösuhtealased dokumendid, viib läbi personalivalkonna tegevusi. Sedasama võivad edukalt teha ka väikesed ja keskmise suurusega ettevõtted - väiksemates mahtudes.

On ka võimalus osta teenust sisse osaliselt. Näiteks alustaval ettevõttel, kus töötab esimestel aastatel vaid 2-6 inimest, ei tohiks personaliarvestusega suuri probleeme olla. Piisab lihtsamast andmebaasist, korralikest alusdokumentidest ja juht saab selle tööga suurepäraselt hakkama. Osalist abi personalivalkonnas võib vaja minna vaid aeg-ajalt. Vaata näiteid allpool.

Kui ettevõtte äriplaan näeb ette kiiret kasvu ja laienemist, siis on soovitav kohe alguses kulutada veidi aega sobiva personalivaldkonna tarkvara leidmisele ja see kasutusse võtta. Uue tarkvara kasutuselevõtt väikeses ettevõttes on oluliselt valutum protsess kui juba suuremas ettevõttes, seepärast on mõistlik teha seda pigem varem kui hiljem. Erinevaid suurepäraseid lahendusi võib leida ka kohalikelt pakkujatelt.

Alustava ja väike-ettevõtte seisukohalt on kõige mõistlikum leida sobiv tarkvara, mis toetaks ettevõttet ka kasvufaasis tulevikus ning sisaldaks lisaks personalihalduse võimalustele ka muid funktsionaalsusi.

Vajadus väljastpoolt teenusepakkuja leida on asjakohane järgmistel põhjustel:

Ajaliselt kriitiline vajadus -> kas juhil või vastutaval spetsialistil on võimalus muu igapäevane töö ajutiselt kõrvale jätta ja tegeleda vaid kriitilise teemaga? Kui kaua on see võimalik ja millises mahus?
Spetsiifilise kompetentsi või kogemuse puudus -> ettevõttes pole inimesi, kes oleks sarnase situatsiooniga varem kokku puutunud. Sellises olukorras on kerge teha valesid otsuseid ja kulutada ressursse tegevuse peale, mis tulemust ei too.
Muudatuste elluviimine -> projektipõhine tegevus, mille intensiivsus on lühiajaline ja ei eelda püsivat tööjõudu.
Probleemi lahendamine -> konkreetse olukorra kaardistamine, analüüsimine ja parendamine.
Kokkuhoid -> mahtude vähenemise/vähendamisega seoses on vajadus soodsama teenuse järele. Kokkuhoid võib tähendada ka suuremat efektiivsust kasvavate mahtude juures.

Näide 1: teil on mure suurenenud voolavuse pärast ettevõttes ja te ei oska hinnata, mis võiks olla selle põhjuseks ega oska seda ka kuidagi parendada. Sellises olukorras oleks mõistlik esmalt kaaluda tegevusi, millega ettevõte ise hakkama saab. Näiteks töötajatele suunatud rahulolu-uuring, töötasude analüüs ja võrdlus turul pakutavaga või ettevõtte kultuuri analüüs, sh. juhtimiskultuuri analüüs. Samu tegevusi aitavad teil läbi viia ka välised partnerid.

Näide 2: teie personalitöötaja/personaliosakond on pidevalt üle koormatud ning tulemused kannatavad. Värbamised on veninud 4-6 kuu pikkuseks, töötajatega ei sõlmita töölepinguid esimese 2 nädala jooksul, puhkuste arvestuses on esinenud vigu, väljamaksed on vigased. Selliste probleemide puhul on tegemist ilmselgelt liiga suurte mahtudega või ka ebaefektiivsete protsessidega. On mõistlik kasutada ajutist abijõudu väljastpoolt leides sobiv värbamispartner. Ettevõte ise peaks aga kindlasti üle vaatama oma sisemised protsessid ning kohandama neid vajadusele vastavalt.

Näide 3: ettevõttel on mitmeid töövaidlusi seoses töösuhte lõpetamise ja vormistamisega. Tasub kaaluda personalidokumentide auditi sisseostmist, et saada ülevaade seadusele vastavusest. Ettevõtte esindamiseks töövaidlusorganis on soovitav kasutada tööõigusjuristi abi. Hea, kui leiate partneri, kes esindab teid ka tulevikus, tundes ettevõtet ja selle sisemist korraldust.

Näide 4: ettevõte on kasvanud kahe viimase aasta jooksul 15 inimeselt 45 inimeseni. On ilmselge, et juht ise ei jõua enam administratiivsete tegevustega tegeleda. Mõistlik on delegeerida värbamise ja töösuhete vormistamine otsestele juhtidele või leida sobiv partner väljastpoolt ettevõtete, kes toetab selliseid tegevusi osalise koormusega. Näiteks 10 tundi nädalas vms.

Mis iganes ettevõte otsustab teha, enne sobiva teenuse sisseostmist või uue ametikoha loomist, tasub analüüsida vajalike tööde mahtusid - ajaperiood - tundide maht - kaasnevad kulud - kaasnev ajaline ressurss ettevõttele - säästmise võimalused - kasutegurid. Kindlasti on hea võrrelda omavahel kõikide variantide plussid ja miinused ning leida enda jaoks olulisim kasutegur, lahendus.